Jeder hasst Akten – und doch möchte jeder einen organisierten Schreibtisch – oder?
Es stimmt, ich bin kein typischer Typ, weil ich Rankings wirklich nicht hasse. Tatsächlich gefällt es mir wirklich, wenn es meine Suche kürzer und einfacher macht. Das werden Sie auch, wenn Sie sich organisiert haben und Ihr Zuhause oder Büro richtig einrichten. Der richtige Weg hilft den meisten von uns, uns nicht im Papierkram zu verlieren, wenn es darum geht, das wichtige Dokument zu finden, von dem wir wissen, dass wir es gespeichert haben. Ein paar einfache Tipps zum Aufbewahren, Einrichten, Teilen und Warten Ihres neuen Abfüllsystems können die Arbeit einfacher machen als befürchtet.
Speichern
Zunächst müssen Sie festlegen, wo Sie Ihre Dateien speichern möchten. Befinden sie sich in einer leicht zugänglichen Schreibtisch- oder Anrichteschublade? Wenn Sie keine Schubladen zur Verfügung haben, sollten Sie dann einen Aktenkasten auf einem Regal oder einen mobilen Aktenwagen verwenden? Wenn es viele Ordner gibt, sind diese dann besser für einen Aktenschrank geeignet? Wenn Sie einen Aktenschrank verwenden, sollten die Dateien für einen schnellen Zugriff in Ihrem Büro aufbewahrt oder woanders aufbewahrt werden? Sobald Sie diese Entscheidung getroffen und den Speicherort konfiguriert haben, geht es an die Entwicklung des Dateisystems.
Einrichtung
Wenn Sie ein Ablagesystem einrichten, sollten Sie es einfach halten, damit Sie und andere keine Angst vor der Wartung haben. Verwenden Sie Hängemappen oder wählen Sie Schubladen für Hauptkategorien aus. Anschließend legen Sie die Ordner in die Hängemappe oder die Unterkategorie-Schublade. Bestimmen Sie beim Entwickeln eines Dateisystems, wie viele Hauptkategorien Sie für Dateien benötigen. Bei den meisten Dateisystemen lässt sich dies auf die Hauptkategorien zwischen sechs und zehn beschränken. Erstellen Sie dann bei Bedarf Unterkategorien innerhalb der größeren Kategorien. Ordnen Sie die Haupt- oder Hauptkategorien in der Reihenfolge an, in der sie am häufigsten verwendet werden, und verwenden Sie dazu zumindest Hängeordner mit beschrifteten Registern. Erstellen Sie Unterkategorien innerhalb der Hauptkategorie alphabetisch, nach Datum oder numerisch, um das Auffinden von Ordnern zu erleichtern. Beispielsweise ist es sinnvoller, Finanzdaten nach Datum einzureichen, da Sie Steuern nach Jahr einreichen und Rechnungen nach Monat bezahlen. Die Ablage der Kundeninformationen erfolgt alphabetisch nach Kundennamen. Suchen Sie nach Dateien und Zeitschriftenausschnitten nach Themenkategorie und nicht nach Quellenname, um sie schnell wiederzufinden. Unabhängig davon, welches Ablagesystem Sie verwenden, legen Sie die neuesten Dokumente immer oben in der Datei ab, da Sie normalerweise nach der aktuellsten Version der Informationen suchen.
Aktie
Wenn Sie ein gemeinsames Ablagesystem verwenden, fügen Sie außerhalb des Ordnerspeicherorts ein getipptes Informationsblatt oder eine Karteikarte bei, damit andere das Ablagesystem verstehen können. Erstellen Sie für Dateien, die von mehreren Personen verwendet werden oder mehrere Ordner enthalten, Markierungen für den Speicherort der Datei, wenn sie gelöscht wird. Diese Markierungen können leere Ordner mit der Bezeichnung „Out“ sein. Durch die Verwendung eines Markers können Sie leicht erkennen, wann eine Akte fehlt und wo Sie sie zurücklegen können, um die Ablagezeit zu verkürzen. Wenn Sie Dateien weiter sichern und sicherstellen möchten, dass sie zurückgegeben werden, können Sie auch ein E/A-Protokoll erstellen, aus dem hervorgeht, wer welche Datei genommen hat und wann sie zurückgebracht wurde.
Pflegen
Zur regelmäßigen Wartung gehört sowohl die regelmäßige Archivierung als auch die Kompaktheit und Aktualität der Dateien durch die Festlegung regelmäßiger Zeiten, um Dateien von alten oder nicht mehr relevanten Daten zu bereinigen. Versuchen Sie, ein Dokument einzureichen, sobald Sie fertig sind. Wenn sich die Dateien nicht an einem geeigneten Ort befinden, an dem sie sofort abgelegt werden können, versuchen Sie, sie nach Möglichkeit jeden Tag zur gleichen Zeit abzulegen. Wenn nicht viel zu benoten ist, wählen Sie einen bestimmten Wochentag aus, um alles zu kategorisieren. Stellen Sie für die tägliche oder wöchentliche Ablage Platz für die Elemente im Ordner bis zur Ablagezeit bereit. Die ständige Dateipflege umfasst jedes Mal, wenn ein Ordner geöffnet wird. Wenn er mehrere Blätter enthält, überprüfen Sie ihn schnell, um zu sehen, ob Sie veraltete Dokumente in eine dünne Datei werfen können. Wenn keine Dokumentenkontrolle oder Konfigurationsverwaltung erforderlich ist, um ältere Versionen aufzubewahren, stellen Sie beim Einreichen von Überprüfungen oder Berichten sicher, dass Sie nur die neueste Version behalten.
Wir hoffen, dass Ihnen diese einfachen Tipps die Einrichtung und Wartung eines kontrollierbaren Ablagesystems erleichtern. Denken Sie daran, es einfach zu halten, damit jeder, der das System nutzt, schnell und einfach finden kann, was er braucht, oder Dokumente speichern kann. Vielleicht werden auch Sie jetzt feststellen, dass die Anzahlung eine bloße Notwendigkeit ist und nichts, wovor man sich fürchten muss.
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